Tapahtumatiedotteen malli: mitä medialle pitää kertoa?

Tapahtuman uutinen ennen ohjelmalistaa

”Kulttuuripäivä järjestetään marraskuussa” kertoo ajankohdan, mutta jättää kiinnostavimman kysymyksen auki. Mitä siellä tapahtuu sellaista, josta alueen asukkaan kannattaa tietää? Esimerkiksi aiemmin yleisöltä suljetun rakennuksen avaaminen voi olla tiedotteen kärki. Silloin ohjelma tukee uutista eikä peitä sitä.

Valitse yksi pääasia. Se voi olla uusi sisältö, yleisölle avautuva paikka tai tapahtumassa esiteltävä, vahvistettu tieto. Pelkkää nimeä ”vuoden merkittävin tapahtuma” ei voi perustella järjestäjän innostuksella. Kerro mieluummin, mitä kävijä voi nähdä tai tehdä.

Tapahtumakalenteriin riittävät usein käytännön osallistumistiedot kalenterin omien ohjeiden mukaan. Toimitukselle tarjottava uutinen tarvitsee myös syyn käsitellä aihetta. Kalenterimerkintä ja toimituksen tekemä juttu ovat eri asioita; tiedotteen lähettäminen ei takaa kumpaakaan. Jos kärki jää epäselväksi, käy läpi uutisarvon arviointikysymykset.

Varmista aika, paikka ja osallistumisen ehdot

Toimittajan ei pitäisi joutua etsimään osoitetta somejulkaisun kommentista. Kokoa tapahtuman tiedot yhteen ja vertaa niitä lipunmyynnin sekä tapahtumapaikan tietoihin ennen lähettämistä.

• Kirjoita päivämäärä vuosineen, alkamis- ja päättymisaika sekä mahdollinen erillinen ovien avautumisaika. Erota tiedotteen julkaisupäivä tapahtumapäivästä.
• Nimeä paikka, katuosoite ja paikkakunta. Jos sisäänkäynti on eri puolella rakennusta, kerro se.
• Kerro, onko tapahtuma maksuton vai maksullinen. Lisää vahvistettu lippuhinta ja toimiva ostolinkki, jos ne kuuluvat osallistumiseen.
• Ilmoita, tarvitaanko ennakkoilmoittautuminen, milloin se päättyy ja onko paikkoja rajallisesti. Erota yleisön ilmoittautuminen median mahdollisesta ilmoittautumisesta.
• Tarkista esteettömyystiedot tapahtumapaikan ajantasaisesta kuvauksesta tai vastuuhenkilöltä. Linkitä tarkkaan kuvaukseen. Älä päättele koko tilan esteettömyyttä sisäänkäynnin luiskasta.
• Nimeä median yhteyshenkilö, joka tuntee tapahtuman ja on tavoitettavissa tiedotteen jälkeen. Lisää toimiva puhelinnumero ja sähköposti.

Jos jokin tieto puuttuu, hanki se ennen kuin lupaat sen tiedotteessa. Erityisesti ilmoittautumisen ehdot ja kulkureitit vaikuttavat siihen, voiko ihminen osallistua. Kirjaa myös, kuka päivittää tapahtumasivun mahdollisen muutoksen jälkeen.

Tarjoa medialle linkki aiheeseen sopivaan kuvaan. Kerro, mitä kuva esittää, kuka sen otti ja miten sitä saa käyttää. Aiemman vuoden kuva merkitään aiemman vuoden kuvaksi. Tämän oppaan kuvitukset ovat havainnollistavia, eivät kuvia oikeasta tapahtumasta.

Tapahtumatiedotteen rakenne

Käytä tätä runkoa tarvittavien tietojen kokoamiseen. Hakasulkeet kuvaavat omalla tiedolla korvattavia kohtia; niitä ei jätetä lähetettävään tiedotteeseen. Yleinen tyhjä Word-pohja löytyy lehdistötiedotteen mallioppaasta.

Julkaisupäivä

[Päivä, jolloin tieto annetaan julkisuuteen.]

Otsikko

[Mitä uutta tapahtuma tuo ja minne?]

Aloituskappale

[Järjestäjä] järjestää [tapahtuman] [aika ja paikka]. [Tapahtuman uutinen ja kenelle sillä on merkitystä.]

Uutisen tausta

[Mitä tapahtumassa tehdään, mikä on muuttunut ja mihin tieto perustuu? Nosta vain uutisen kannalta olennainen ohjelma.]

Mahdollinen sitaatti

[Nimetyn henkilön hyväksymä kommentti, joka selittää asian taustaa. Poista kohta, jos sitaattia ei tarvita.]

Osallistumistiedot

[Päivämäärä, kellonajat, osoite, hinta tai maksuttomuus, ilmoittautuminen ja linkki tarkistettuihin esteettömyystietoihin.]

Lisätiedot medialle

[Nimi, tehtävä, puhelin ja sähköposti. Linkit ohjelmaan sekä käyttöehdoiltaan selkeisiin lehdistökuviin.]

Runkoa ei tarvitse osata muuttaa valmiiksi tekstiksi yksin. Kerro tapahtuman uutinen vaiheittain Presissä: mitä järjestetään, miksi ja kenelle. Luonnoksen tekeminen on maksutonta. Tarkistat syntyneen tekstin ja päätät mahdollisesta maksullisesta jakelusta erikseen.

Harjoitusesimerkki: vanha kirjapaino avautuu yleisölle

Seuraava on Presin tätä opasta varten kirjoittama kuvitteellinen harjoitusesimerkki. Tapahtuma, järjestäjä, paikka, osoite ja kaikki luvut ovat keksittyjä. Yhteystietojen tilalla on täyttöohjeet. Kyse ei ole tapahtumakutsusta tai Presin asiakkaasta.

Esimerkin uutinen on aiemmin suljetun tilan avaaminen yleisölle. Työvaiheet kertovat, mitä paikalla oikeasti näkee. Korttipajan rajallinen osallistujamäärä on erotettu avoimista esittelyistä, jotta koko tapahtumaa ei tulkita ilmoittautumista vaativaksi.

Sitaattia ei ole lisätty vain rakenteen vuoksi. Jos järjestäjällä olisi hyväksytty kommentti esimerkiksi tilan historiasta, se voisi tuoda taustaa. Ennen oikean tiedotteen lähettämistä jokainen esimerkin tieto ja täyttöohje pitää korvata omilla, tarkistetuilla tiedoilla.

Ennakkotiedote, lehdistökutsu vai jälkitiedote?

Ennakkotiedote kertoo tulevan tapahtuman uutisen. Toimittaja voi käyttää sen tietoja myös tulematta paikalle. Lähetä se niin, että vastaanottajalle jää aikaa arvioida aihetta ja tarvittaessa sopia haastattelu. Sopiva ajankohta riippuu tapahtumasta ja toimituksen työrytmistä.

Lehdistökutsu pyytää toimittajaa osallistumaan. Siinä pitää kertoa median kannalta hyödyllinen aika ja paikka, haastattelumahdollisuudet sekä mahdollinen ilmoittautuminen. Pelkkä yleisön lipunmyyntilinkki ei vastaa näihin kysymyksiin.

Jälkitiedote kertoo, mitä tapahtumassa toteutui tai julkistettiin. Se ei toista ennakkotiedotteen lupauksia menneessä aikamuodossa. Mahdollinen kävijämäärä varmistetaan ja sen laskentatapa kerrotaan; tavoitetta ei esitetä toteutuneena tuloksena.

Kun uutinen ja perustiedot ovat koossa, tutustu Presin apuun tapahtumatiedotteen tekemisessä. Valmiin tekstin vastaanottajat ja lähetyksen tarkistukset käydään läpi tiedotteen lähetysoppaassa.