1. Osapuolet ja roolit
Asiakas toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, jotka asiakas tuo tiedotteen sisältöön, liitteisiin tai hyväksyntäprosessiin omista lähteistään. Valkomedia Oy toimii näiden tietojen käsittelijänä, kun se käsittelee aineistoa tiedoteprosessin toteuttamiseksi.
Pres toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä käyttäjätileille, yritystileille, laskutukselle, kumppaniohjelmalle, mediatietokannalle, lähetysmaineen suojaamiselle, vastaanoton estolistalle ja tarkistusmerkinnöille.
2. Käsittelyn kohde ja kesto
Käsittely koskee Presissä tehtävää tiedotebriiffiä, luonnoksia, kommentteja, hyväksyntöjä, liitelinkkejä, yhteyshenkilötietoja, testiversiota ja raportointia. Käsittely jatkuu asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen, reklamaatioiden, tarkastusten tai lain mukaisten velvoitteiden hoitamiseen.
3. Käsiteltävät henkilötietotyypit
- tiedotteen henkilöiden nimet, tittelit, yhteystiedot, sitaatit ja mahdolliset julkiseen tiedotteeseen tarkoitetut taustatiedot;
- asiakkaan käyttäjien nimet, sähköpostit ja roolit tiedotteen hyväksyntäketjussa;
- liitteissä tai linkeissä olevat henkilötiedot, jos asiakas tuo ne palveluun;
- tekniset lokit, jotka liittyvät käsittelyn todentamiseen ja tietoturvaan.
4. Asiakkaan ohjeet
Pres käsittelee asiakkaan sisältöön sisältyviä henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti: tiedotteen luontiin, arviointiin, muokkaukseen, hyväksyntään, mahdolliseen lähetykseen ja raportointiin. Asiakas vastaa siitä, että henkilötietojen lisäämiseen ja julkaisemiseen on laillinen peruste.
Pres voi kieltäytyä ohjeesta, jos se on lainvastainen, vaarantaa median luottamuksen, rikkoo käyttöehtoja tai edellyttäisi lähetystä ilman vaadittuja turvarajoja.
5. Turvatoimet
Pres käyttää roolipohjaista käyttöoikeuksien hallintaa, turvallista kirjautumista, salattuja yhteyksiä, tarkistusmerkintöjä, luotettavaa tietojen tallennusta ja palvelinpuolen oikeustarkistuksia. Mediatietokannan yhteystietoja ei näytetä asiakkaalle.
6. Alihankkijat
Pres saa käyttää teknisiä alihankkijoita palvelun tuottamiseen. Alihankkijoita voivat olla esimerkiksi hosting-, tietokanta-, sähköposti- ja AI-palveluntarjoajat. Pres vastaa siitä, että alihankkijoiden kanssa on käsittelyä koskevat sopimukset ja että alihankkijoita käytetään palvelun tarkoituksen mukaisesti.
Jos asiakas pyytää ajantasaista listaa alihankkijoista, pyyntö lähetetään osoitteeseen dev@pres.fi.
7. Tietoturvaloukkaukset
Jos Pres havaitsee asiakkaan käsiteltäviin henkilötietoihin kohdistuvan tietoturvaloukkauksen, Pres ilmoittaa siitä asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun loukkaus on varmistettu ja vaikutukset ovat kohtuudella arvioitavissa.
8. Rekisteröityjen oikeuksissa avustaminen
Pres avustaa asiakasta kohtuullisesti rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa, jos pyyntö koskee asiakkaan tiedotteeseen lisäämiä henkilötietoja. Mediatietokantaa koskevat pyynnöt käsitellään Presin omana rekisterinpitäjäkäsittelynä.
9. Poistaminen ja palauttaminen
Asiakassuhteen päättyessä Pres poistaa tai anonymisoi asiakkaan käsittelijäroolissa käsittelemät henkilötiedot kohtuullisessa ajassa, ellei säilyttäminen ole tarpeen lain, tarkastuksen, reklamaation, väärinkäytösten eston tai oikeusvaateen vuoksi.
10. Tarkastukset
Asiakas voi pyytää tietoja Presin turvatoimista ja käsittelystä. Varsinainen tarkastus sovitaan erikseen niin, ettei se vaaranna muiden asiakkaiden tietoja, salaisuuksia tai palvelun turvallisuutta.