1. Miksi tietokanta on olemassa
Lehdistötiedotteiden arvo riippuu siitä, että niitä ei lähetetä kaikille. Pres ylläpitää mediatietokantaa, jotta tiedotteet voidaan rajata aiheen, alueen ja mediatyypin perusteella. Tämä suojaa sekä toimituksia että asiakkaan lähetysmainetta.
2. Mitä tietoja tallennetaan
- median tai toimituksen nimi, verkkosivu, aihealue, mediatyyppi ja alue;
- julkinen yhteydenottolomake, toimituskanava tai muu toimituksen yhteinen yhteyskanava;
- lähde-URL, josta tiedon oikeellisuus voidaan tarkistaa;
- tarkistustila, viimeisin tarkistuspäivä ja vastaanoton estotila;
- lähetysmerkinnässä vastaanottajan pseudonyymitunniste ja lähetyspalvelun tapahtumat, jos lähetys on tehty.
Pres ei lisää henkilökohtaisia toimittajasähköposteja ilman lähdettä ja käsittelyperustetta. Pres suosii toimitusten yhteisiä kanavia henkilökohtaisten osoitteiden sijaan.
3. Mistä tiedot saadaan
Tiedot kerätään julkisista mediahakemistoista, median omilta sivuilta, yhteystieto- ja juttuvinkkisivuilta sekä toimitusten itsensä antamista korjauksista. Jokaisella vahvistetulla hakemistotiedolla pitää olla lähde tai tarkistusperuste.
4. Käsittelyperuste
Käsittely perustuu Presin oikeutettuun etuun ylläpitää journalistiseen tiedotejakeluun tarkoitettua mediatietokantaa sekä toimituksen oikeuteen hallita, mitä yhteydenottoja se vastaanottaa. Pres käyttää vastaanoton estolistaa, jotta kieltoja kunnioitetaan myös tulevissa lähetyksissä.
5. Mitä asiakkaat näkevät
Asiakas voi nähdä median nimen, tyypin, alueen, osuvuusperustelun ja lähetyksen tilan raportissa. Asiakas ei näe mediatietokannan sähköpostiosoitteita, vastaanottajien pseudonyymitunnisteita, lähetyspalvelun viestitunnuksia eikä ladattavaa yhteystietolistaa.
6. Lähetysten esto, korjaus ja yhteydenotot
Toimitus voi estää lähetykset toimituksille tarkoitetulla lomakkeella. Kanavan, aiherajauksen tai hakemistorivin korjausta varten on erillinen lomake: korjauspyyntö. Pyynnön voi lähettää myös sähköpostilla: dev@pres.fi.
Lähetysesto tallennetaan pseudonyyminä estomerkintänä. Korjauspyyntö tallennetaan Presin tarkistettavaksi niin, ettei pyytäjän sähköpostia palauteta asiakasnäkymiin tai tarkistusmerkintöihin raakatekstinä.
7. Säilytys ja tarkistus
Mediatietoja tarkistetaan lähteiden ja palautteen perusteella. Vanha, epäselvä tai lähetyseston piirissä oleva rivi merkitään tarkistettavaksi, arkistoidaan tai suljetaan lähetyksistä. Estomerkintä säilytetään niin kauan kuin on tarpeen kiellon noudattamiseksi.
8. Laajempi tietosuojaseloste
Presin yleinen tietosuojaseloste on sivulla /tietosuoja. Se kertoo myös käyttäjätileistä, asiakkaan tiedotteista, AI-käsittelystä, lähetysmerkinnöistä ja rekisteröidyn oikeuksista.