1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Valkomedia Oy (Y-tunnus 2360847-3) toimii Pres-palvelun rekisterinpitäjänä käyttäjätileille, asiakassuhteelle, laskutukselle, kumppaniohjelmalle, tarkistus- ja tietoturvamerkinnöille, mediatietokannalle ja palvelun turvallisuudelle.
Tietosuoja-asioiden yhteysosoite on dev@pres.fi.
2. Mitä tietoja käsittelemme
- Käyttäjä- ja yritystiedot: sähköpostiosoite, yrityksen nimi, Y-tunnus, toimiala, yrityksen verkkosivu, rooli, kutsujen tila ja kirjautumiseen liittyvät tekniset tunnisteet.
- Julkiset aloituspyynnöt: ennen kirjautumista annettu yhteyssähköposti, yrityksen nimi, aloituksen aihe, valinnainen yrityksen esittelyteksti ja lomakkeen tekniset väärinkäytön eston tunnisteet.
- Tiedotteen sisältö: briiffi, luonnokset, versiot, kommentit, hyväksynnät, yhteyshenkilötiedot ja liitelinkit.
- Laskutustiedot: verkkolaskutiedot, laskutusyhteyshenkilö, laskutussähköposti, paketti, alennus ja tilauksen tila.
- AI- ja laatutiedot: uutisarvoarviot, faktatarkistuslistat, humanisointimerkinnät, riskiliput ja AI-käsittelyn tarkistusmerkinnät.
- Mediatietokanta: median nimi, verkkosivu, tyyppi, aihealue, alue, julkinen toimituskanava tai yhteydenottolomake, lähde-URL, tarkistustila ja vastaanoton estotila.
- Lähetys- ja estotiedot: lähetyserät, vastaanottajan pseudonyymitunniste, lähetyspalvelun tapahtumat, bounce-/complaint-merkinnät, vastaanoton estot ja estolinkkien pseudonyymitunnisteet. Linkkien raakatekstiä ei tallenneta.
- Kumppaniohjelma: kumppanikoodi, attribuutiot, komissiot, maksatuksen tila ja tarkistusmerkinnät.
3. Käsittelyn tarkoitukset ja perusteet
- Sopimus ja sopimusta edeltävät toimet: käyttäjätili, yritystili, tiedotteen luonti, tilaus, laskutuksen käsittely ja raportointi.
- Lakisääteiset velvoitteet: kirjanpito, reklamaatioiden käsittely ja viranomaisvelvoitteisiin vastaaminen.
- Oikeutettu etu: palvelun turvallisuus, väärinkäytön esto, tarkistusmerkinnät, mediatietokannan ylläpito journalistisesti kohdennettua tiedotejakelua varten sekä vastaanoton estolistan ylläpito.
- Suostumus tai asiakkaan pyyntö: vapaaehtoiset lisätiedot, kumppanikoodin käyttö ja mahdolliset myöhemmin käyttöön otettavat viestintäasetukset.
4. AI-käsittely
Pres käyttää AI:ta tiedotteen uutisarvon arviointiin, luonnoksen muotoiluun, faktatarkistuslistan tekemiseen, mediaosuvuuden perusteluun ja suomenkielisen tekstin viimeistelyyn. AI ei saa yksin hyväksyä tiedotetta lähetettäväksi, eikä se saa keksiä faktoja, numeroita tai sitaatteja.
Asiakas vastaa syöttämänsä tiedon oikeellisuudesta ja hyväksyy faktat ennen Presin tarkistusta. Asiakkaan hyväksyntä, Presin tarkistus, vastaanottorajoitusten tarkistus ja lähetyksen kirjautuminen vaaditaan ennen mediajakelua.
5. Mediatietokanta ja toimitusten oikeudet
Pres ylläpitää mediatietokantaa tiedotteiden kohdentamista varten. Lähtökohta on median yhteinen tieto: median nimi, aihepiiri, alue ja julkinen toimituskanava. Henkilökohtaisia toimittajasähköposteja ei lisätä ilman lähdettä ja käsittelyperustetta.
Mediatietokannan tarkempi kuvaus on sivulla Toimituksille: tietosuoja ja mediatietokanta. Toimitus voi pyytää korjausta tai estää lähetyksiä toimituksille tarkoitetulla lomakkeella.
6. Alihankkijat ja tietojen sijainti
Pres käyttää palvelun tuottamiseen teknisiä alihankkijoita, kuten hosting-, tietokanta-, sähköposti- ja AI-palveluntarjoajia. Näitä käytetään vain palvelun toimittamiseen, tietoturvaan, kirjautumiseen, sähköpostiviesteihin ja tiedoteprosessin vaatimiin AI-toimintoihin.
Valitsemme EU/ETA-sijainnin ensisijaisesti silloin, kun palvelu sen mahdollistaa. Jos tietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, käsittely perustuu tietosuojasopimuksiin ja soveltuviin siirtomekanismeihin.
7. Tietojen luovuttaminen
Asiakkaan tiedotetta ei julkaista eikä lähetetä medioille ilman asiakkaan hyväksyntää ja Presin tarkistusta. Mediatietokannan yhteystietoja ei näytetä asiakkaalle eikä myydä listana.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää. Laskutustietoja käsitellään kirjanpidon ja taloushallinnon tarpeisiin.
8. Säilytysajat
- Käyttäjä- ja yritystiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja tarpeellinen aika sen jälkeen.
- Julkiset aloituspyynnöt säilytetään yhteydenottoa ja palvelun aloittamista varten tarpeellisen ajan, ellei asiakassuhde jatku varsinaisena tiedoteprosessina.
- Tiedote-, AI-, tarkistus- ja lähetysmerkinnät säilytetään lähtökohtaisesti 36 kuukautta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen reklamaation, kirjanpidon tai oikeusvaateen vuoksi.
- Laskutustiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
- Vastaanoton estojen pseudonyymitunnisteet säilytetään niin kauan kuin on tarpeen sen varmistamiseksi, ettei media saa uusia viestejä vastoin kieltoa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat tietonsa, pyytää virheellisen tiedon korjausta, pyytää poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja saada tietyt tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen soveltuvan lain puitteissa.
Pyynnöt lähetetään osoitteeseen dev@pres.fi. Jos asia koskee mediatietokantaa tai lähetysten estoa, voi käyttää myös toimituksille tarkoitettua lomaketta.
10. Tietoturva
Palvelu käyttää salattuja yhteyksiä, roolipohjaista käyttöoikeuksien hallintaa, turvallista kirjautumista, tarkistusmerkintöjä ja turvallisesti sulkeutuvia käyttörajoja. Varsinainen asiakasnäkymä, Presin tarkistusnäkymä, affiliate-näkymä ja mediahallinta käyttävät pysyvästi tallennettuja tietoja. Julkinen aloituslomake voi lisäksi säilyttää luonnoksen väliaikaisesti selaimessa, jotta käyttäjä voi jatkaa linkin avaamisen jälkeen.