Miten kokoat tiedotteelle sopivan medialistan?

Kenelle uutisella on merkitystä?

Kirjoita ensin yksi lause siitä, kenen arjessa asia näkyy. Uusi huoltopiste voi koskea lähialueen asukkaita, tuotantotavan muutos alan ammattilaisia. Yrityksen oma tavoite saada tunnettuutta ei vielä kerro, miksi jonkin median lukija tarvitsisi uutisen.

Erota asiakkaasi median yleisöstä. Vaikka myisit palvelua yrityksille, uutisen paikallinen vaikutus voi kiinnostaa myös työntekijöitä, naapureita tai kunnan asukkaita. Toisaalta koko maan kattava verkkokauppa ei tee jokaisesta tuoteuutisesta valtakunnallista aihetta.

STT:n uutiskynnystä käsittelevä ohje muistuttaa, että paikallinenkin tapaus voi kiinnostaa valtakunnallisesti esimerkiksi poikkeuksellisuutensa vuoksi. Etsi siis uutisen vaikutusta, älä päättele sopivuutta vain yrityksen koosta. Jos itse uutinen on vielä epäselvä, käy ensin läpi uutisarvon arviointikysymykset.

Kirjoita muistiin myös rajaus: ketä asia ei koske? Jos palvelu toimii vain yhdessä kunnassa, se kannattaa sanoa suoraan. Rajauksen avulla jätät listalta pois mediat, joille et löydä muuta perustetta kuin suuren yleisömäärän.

Rajaa mediat alueen, aiheen ja yleisön perusteella

Etsi ehdokkaita seuraamistasi medioista, oman alan julkaisuista ja uutisen paikkakunnan toimituksista. Avaa kunkin median sivu ja lue muutama viimeaikainen juttu. Millaisia kysymyksiä ne käsittelevät? Kenelle jutut näyttävät olevan kirjoitettu? Katso varsinaisia toimituksellisia juttuja, älä vain mainoksia tai kaupallisia kumppanisisältöjä.

• Alue: tapahtuuko uutinen median seuraamalla alueella, tai vaikuttaako se siellä asuviin ihmisiin?
• Aihe: käsitteleekö media toimialaasi tai uutisesi ilmiötä? Sama avainsana kahdessa tekstissä ei vielä osoita yhteyttä.
• Yleisö: mitä lukijan, kuulijan tai katsojan olisi hyödyllistä tietää juuri tästä asiasta?

Tarkista myös kieli ja julkaisun muoto. Ammattilehti voi tarvita menetelmän yksityiskohtia, paikallisradio haastateltavan ja asukkaalle näkyvän vaikutuksen. Näitä tarpeita ei ratkaista lisäämällä samaan viestiin kaikkia mahdollisia vastaanottajia.

Jos ehdokkaiden etsiminen vie paljon aikaa, voit liittää oman tekstisi Presiin ja jatkaa mediaehdotuksiin. Näet ehdotusten perustelut ja arvioit itse, sopivatko mediat uutiseesi. Oma medialista ei ole aloittamisen edellytys.

Presin jakelupalvelu ei luovuta hakemistoa osoitelistana. Luonnos ja mediaehdotukset ovat maksuttomia; jakelun tilaat erikseen. Jos tiedotetekstiä ei vielä ole, voit kertoa uutisen omin sanoin ja käyttää Presin kirjoitusapua luonnoksen tekemiseen.

Tarkista toimituskanava median omalta sivulta

Kun media näyttää sopivalta, etsi sen ajantasainen yhteystietosivu tai ohje juttuvinkeille. Tarkista, onko tiedotteille yhteinen toimitusosoite, aihekohtainen kanava vai lomake. Mainosmyynti, tilaajapalvelu ja toimitus hoitavat eri asioita.

Esimerkiksi Ylen Uutisten yhteystietosivu erottaa uutisten, tiedotteiden ja kutsujen vastaanoton yleisestä asiakaspalvelusta ja ohjaa alueellisissa aiheissa aluetoimituksiin. Tämä on esimerkki kanavan tarkistamisesta, ei suositus lähettää jokaista tiedotetta Ylelle.

Älä arvaa sähköpostiosoitetta nimen perusteella tai käytä vanhasta listasta löytynyttä osoitetta tarkistamatta sitä. Jos media ohjaa lomakkeeseen, noudata sitä. Listalla oleva media ja toimiva sähköpostivastaanottaja ovat eri asioita; myös Presissä muut julkiset yhteyskanavat erotetaan automaattisesta sähköpostijakelusta.

Lue samalla aineisto-ohjeet. Kirjaa esimerkiksi toivottu kieli, kuvien toimitustapa ja mahdollinen tieto siitä, millaisia juttuvinkkejä toimitus vastaanottaa. Älä siirrä yhden median liiterajoja tai käytäntöjä kaikkia koskevaksi säännöksi. Jos kanavan käyttötarkoitus jää epäselväksi, jätä se vielä tarkistettavaksi.

Työpohja yhden median arviointiin

Käytä alla olevia kenttiä muistiinpanojesi runkona, yksi kokonaisuus kutakin mediaa varten. Taulukko on tyhjä: se ei sisällä toimitusten tai henkilöiden yhteystietoja. Sopivuuden perustelu kirjoitetaan tätä uutista varten, ei pysyväksi arvosanaksi medialle.

Hyödyllinen perustelu on konkreettinen: ”Lehti seuraa kuntaa, jossa uusi noutopalvelu alkaa; uutinen koskee alueen asukkaiden mahdollisuutta korjauttaa kodinkoneita.” Pelkkä ”iso media” tai ”kirjoittaa yrityksistä” ei vielä kerro, miksi juuri tämä uutinen kuuluu listalle.

Tallenna yhteystietosivun linkki, jotta löydät ohjeen uudelleen. Tarkistuspäivä kertoo vain, milloin katsoit tiedon. Se ei takaa, että osoite tai toimituksen toive on pysynyt samana. Jos sopivuus vaatii lisätietoa, merkitse se omiin muistiinpanoihisi ennen vastaanottajien lopullista valintaa.

Pidä valinnan perusteet ajan tasalla

Käy lista läpi ennen jokaista lähetystä. Tarkista muuttuneet toimituskanavat, poista saman toimituksen päällekkäiset merkinnät ja arvioi sopivuus uudelleen. Nimitysuutinen ja paikallinen tapahtuma voivat tarvita eri vastaanottajat, vaikka lähettäjä olisi sama.

Jos toimitus pyytää lopettamaan yhteydenotot tai käyttämään toista kanavaa, huomioi pyyntö heti. Kirjaa omiin työmuistiinpanoihin, mitä korjasit ja milloin. Säilytä vain työn kannalta tarpeelliset tiedot; arviointipohjaan ei tarvita toimittajan yksityisiä tietoja.

Valmis medialista auttaa perustelemaan lähetyksen. Se ei lupaa vastausta tai lehtijuttua. Toimitus päättää uutisen käsittelystä oman yleisönsä ja uutistilanteensa perusteella. Kun vastaanottajat on valittu, tarkista vielä tiedotteen saate ja lähetysvalmius.